L’extrait d’immatriculation principale au Registre du Commerce et des Sociétés (ou Extrait K-bis) est un document important qui va suivre l’entreprise pendant toute sa vie.
C’est en quelque sorte, la carte d’identité de l’entreprise.
Ce document est peu cher et facile à obtenir.
Comme la carte d’identité, le K-bis permet d’abord d’avoir à sa disposition toutes les informations relatives à l’identification d’une l’entreprise.
Au delà de l’identifier, ce document permet aussi d’obtenir des informations complémentaires pour mieux connaitre la structure.
Grace à la lecture de cet article tu sauras à quoi sert un K-bis , comment l’obtenir et toutes les informations qu’il est possible d’y trouver.
1- Pourquoi c’est utile ?
Le Kbis vient attester de l’inscription de l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés et vient prouver officiellement que la structure existe.
C’est un document qui est donc très souvent demandé dans le cadre de formalités diverses .
Il est généralement requis pour candidater à un appel d’offres.
Il peut aussi être demandé lorsqu’une entreprise souhaite ouvrir un compte Client/Fournisseur ou encore dans le cadre de la négociation de contrats.
Ce document est également nécessaire pour permettre à une entreprise d’ouvrir un compte en banque professionnel.
C’est donc important de toujours en avoir un exemplaire sous la main pour ne pas être pris au dépourvu! 😉
2- Les informations permettant d’identifier l’entreprise
Pour poursuivre la lecture, je t’invite à te munir de ta carte d’identité personnelle.
Elle te permettra de noter concrètement les parallèles qu’il est possible de faire entre ces deux documents.
A- La dénomination sociale de l’entreprise
Porte d’abord ton attention sur le plus évident : ton nom et ton prénom.
B- Le SIRET / SIREN de l’entreprise
Ensuite, regarde attentivement ton numéro d’identification.
De la même manière, chaque entreprise à un numéro d’identification.
Le SIREN
D’abord le numéro SIREN 🧜
Il est unique et attribué par l’INSEE.
est composé de 9 chiffres décomposés en 3 groupes de 3.
Pour mieux retenir
Les cheveux soyeux de la sirène sont maintenus par 9 perles. Les 3 premières ont été soigneusement positionnées sur l’avant droit de sa tête et 3 autres sur l’avant gauche. De la même manière, les 3 dernières composent, ensemble, la barrette de son chignon très serré et douloureux .
Le SIRET
Le numéro SIRET 🧥☔☕ (comme le ciré sauf que le T-hé- se prononce) identifie chacun des établissements d’une même entreprise.
Il se compose de 14 chiffres :
- Le numéro SIREN
- 5 chiffres propres à chacun des établissements
Pour mieux retenir
Le ciré de la sirène a 5 coquillages.
Avec ça, jamais tu ne confondras plus le SIRET et le SIREN ! 😉
C- L’adresse du siège social de l’entreprise
Sur ta carte d’identité, il y a aussi ton lieu de naissance.
Un lieu de naissance, c’est là ou on prend racine.
Un endroit où l’on revient.
C’est la raison pour laquelle j’ai choisi de l’assimiler à l’adresse du siège social de l’entreprise.
Le siège social correspond à l’adresse administrative de l’entreprise constitué en société commerciale.
C’est l’adresse officielle de la Société qui figurera donc sur les factures et tous les documents légaux.
C’est le centre névralgique de l’entreprise et l’endroit ou les dirigeant/ organes de direction prendront leurs décisions.
Le choix du lieu du siège social va déterminer la nationalité de la Société, et par conséquent le droit applicable en matière fiscale, sociale et commerciale.
Le siège social correspond généralement à l’établissement principal de l’entreprise, là où sont basés ses bureaux, ses salariés/ ses fonctions support (Départements Finance, Legal, RH…) ou ses principaux ateliers.
D – La date de création et la date d’immatriculation de l’entreprise
Quelle est ta date de naissance?
Le K-bis vient prouver que l’entreprise est bien immatriculée.
Immatriculer une entreprise consiste à demander son inscription au Registre du Commerce et des Société.
De cette démarche découlera l’attribution d’un numéro d’immatriculation (SIREN/SIRET) et d’un code APE (voir ci dessous).
L’immatriculation est une démarche obligatoire pour pouvoir exercer une activité commerciale.
Elle doit intervenir au plus tôt, dans le mois qui précède le début d’activité, et au plus tard, dans les 15 jours qui suivent le début d’activité.
Il est donc possible pour une entreprise de commencer son activité dans l’attente d’une immatriculation.
La date de création d’une Société ne correspondra donc pas forcément à la date d’immatriculation.
E – Les établissements secondaires
Ton adresse actuelle figure aussi sur ta carte d’identité.
Quand un individu naît dans une ville et s’établi ensuite dans un ville différente, on peut considérer qu’il rayonne tout en gardant un attachement à son lieu de naissance .
C’est la raison pour laquelle j’ai trouvé intéressant d’assimiler l’adresse actuelle de la personne physique se trouvant sur la carte d’identité et l’adresse des établissement secondaires.
Ainsi, les établissements secondaires vont permettre à l’entreprise de rayonner géographiquement. ☀
L’établissement secondaire peut prendre la forme d’une agence ou d’un bureau par exemple.
L’établissement secondaire est assez autonome dans sa gestion mais n’a pas de personnalité juridique propre.
C’est à dire que seul le siège peut s’engager légalement pour l’établissement secondaire.
F – La date de délivrance du Kbis
La date de délivrance figurant sur le K-bis permet de voir si celui ci est bien valide.
G – La date de validité du Kbis et la durée de l’entreprise
La durée d’une Société ne peut pas dépasser 99 ans. 🧓
Mais il est possible de prolonger cette durée une fois celle ci arrivée à son terme.
En principe, il faudra alors organiser une Assemblée Générale Extraordinaire et procéder à l’ensemble des formalités nécessaires pour acter de cette prolongation.
La durée de validité d’un Kbis est de 3 mois seulement.
Même si la situation de l’entreprise n’a pas évolué, il faut toujours en avoir un à jour.
H – L’organisme de délivrance
Une entreprise doit être inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés tenu par le Greffe du Tribunal de commerce situé dans le ressort du siège social de la Société.
Le ressort est la zone géographique à l’intérieur de laquelle le Tribunal exerce sa compétence.
Ce Registre est en fait un ensemble de dossiers assortis de fichiers récapitulatifs .
Chaque personne morale immatriculée au R.C.S. est titulaire d’un dossier ou sont regroupés tous les actes et toutes les mentions successives la concernant.
On trouvera par exemple dans ce registre les Statuts, les Actes de nomination des dirigeants, la déclaration d’ouverture d’un établissement secondaire…
I – Signature de l’autorité
Comme pour la carte d’identité on a toujours une petite signature du greffier ( autorité compétente pour délivrer le K-bis) à la fin du document!
3 – Les informations complémentaires sur l’entreprise
En lisant le K-bis, tu trouveras aussi beaucoup d’informations complémentaires sur l’entreprise qui te permettront d’encore mieux la connaitre.
A- Le capital social
Les apports constitués au moment de la constitution de la Société. Il s’agit très souvent (mais pas toujours!) d’une somme d’argent apportée par les associés pour acheter des parts/actions dans l’entreprise.
Les sommes seront déposées sur un compte bloqué et constitueront le capital social.
B- La forme juridique
Nous n’allons pas entrer dans les détails ici mais plusieurs formes juridiques peuvent être choisies ( SAS, SARL, SCI…).
Il est important de bien étudier les avantages et les inconvénients de chacune des formes existantes afin de choisir celle qui est la plus adaptée au projet qu’on souhaite mettre en place.
D- Le Code APE
Le code APE (activité principale exercée) est attribué à chaque entreprise par les services de l’Insee.
Il comporte 5 caractères, 4 chiffres et une lettre, en référence à la Nomenclature d’activités française (NAF).
Le code APE attribué peut avoir des incidences au cours de la vie de l’entreprise (détermination de la convention collective applicable ou accès à certains dispositifs d’aides, par exemple).
Pour consulter la nomenclature clique ici !
E- La date de clôture de l’exercice social
Le plus souvent (mais pas obligatoirement), la durée d’un exercice comptable est calquée sur l’année civile : il commencera le 1er janvier et se terminera le 31 décembre.
La date de clôture est déterminée dans les statuts et figure aussi sur le K-bis .
F- Les Commissaires aux comptes (ou CAC)
Désigner un CAC (le petit nom sympatrique des Commissaires Aux Comptes), n’est pas forcément obligatoire.
Mais si tu travailles en tant que Juriste dans une grande structure tu entendras très certainement parler d’eux 🙃
Le Commissaire aux Comptes est un auditeur légal et externe à l’entreprise.
Il intervient généralement au moment de la clôture de l’exercice comptable et réalise pour cette occasion un audit légal des comptes de la Société selon un process défini par la Loi.
Le CAC est en principe nommé pour 6 exercices ( donc 6 ans).
Les Juristes en Droit des Sociétés sont en lien avec eux dans le cadre de la rédaction des documents légaux liés à l’approbation des comptes annuels ou de toute autre opération nécessitant l’intervention des CAC.
Dans le cadre de leur contrôle annuel , les CAC peuvent également adresser des demandes spéciales au Service Juridique pour disposer des contrats ou d’une visibilité sur les contentieux en cours.
Les CAC sont inscrit sur le K-bis.
G- Les dirigeants
Le K-bis permet d’obtenir plus d’informations sur les organes de direction de l’entreprise.
Par exemple, les coordonnées du Président et du Directeur Général seront indiquées sur le document (nom, prénom, date de naissance, nationalité, adresse).
Notons que (selon la forme sociale) il pourra s’agir de de personnes physiques (individus) ou de personnes morales (Sociétés).
Une Société peut donc être Présidente d’une SAS par exemple.
Dans ce cas, c’est le représentant légal de celle ci qui exercera concrètement les fonctions de Président.
4- Comment obtenir un Kbis à jour ?
Pour disposer d’un Kbis, le plus simple de se rendre sur le site d’infogreffe.
Ce site a été créé par les Greffiers des Tribunaux de Commerce français.
Il permet l’accès aux données légales, juridiques et économiques issues du Registre du Commerce et des Sociétés. Il permet aussi de disposer d’un ensemble de services liés.
Les informations disponibles sur Infogreffe sont sécurisées et certifiées par les greffiers.
Le K-bis est un document qu’on peut récupérer facilement sur ce site en échange de quelques euros (on peut demander l’envoi par courrier et/ou l’envoi d’un K-bis dématérialisé en fonction de ses besoins).
Il est possible de prévoir un envoi périodique sur 9 ou 12 ou 24 mois afin de toujours recevoir tous les 3 mois une version à jour sans devoir y penser!
5 – Les sources de cet article
- Le Coin des Entrepreneurs
- Le site de la BPI France
- Le Précis Domat de Droit des Sociétés, LGDJ
- Le site de l’INSEE
- Le site d’infogreffe
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Le K-bis est un document important en entreprise.
Accord de confidentialité également. Tu peux découvrir ce type de documents contractuels en cliquant là!
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