Tu te demandes comment signer un contrat ? Cela tombe bien ! Dans cet article, je vais te dévoiler tout ce que tu dois savoir pour réussir cette dernière étape cruciale. Les actes juridiques peuvent être signés en version papier mais aussi électronique. Depuis quelques années, ce mode de signature dématérialisée domine. Dans un monde globalisé cela parait évident. Cependant, le papier ne disparait pas ! On va donc envisager ces deux situations. C’est important, car il appartient très souvent aux juristes de préparer la mise en signature des contrats par le Président de l’entreprise pour laquelle ils travaillent ou bien par la personne habilitée à le faire. Pour cela, il y a quelques règles simples que tu dois connaître. Poursuis ta lecture pour découvrir mes conseils de pro !

Comment signer un contrat en version électronique ?

Charger le contrat sur la plateforme Docusign

La signature électronique est maintenant très répandue. Pour cela, on utile des logiciels spécialisés comme Docusign ou Yousign qui sont les leaders du marché dans ce domaine. Parfois, certaines entreprise développent même leur propre plateforme de mise en signature des contrats. Ils fonctionnent tous plus ou moins de la même manière. Voici un tuto rapide sur Docusign qui est le logiciel que j’ai le plus utilisé pour le moment. La première étape est très simple, il suffit cliquer sur Créer une nouvelle enveloppe et de charger les documents sur la plateforme en cliquant sur Charger.

Ajouter les destinataires de l’enveloppe Docusign

Ensuite, on ajoute les coordonnées du signataire du document. Docusign a pour but de simplifier le processus de signature du contrat. Il est donc possible d’envoyer le document contractuel à tous les signataires en même temps. On peut même définir un ordre de signature. Il est aussi demandé d’indiquer si la personne doit signer ou si elle doit simplement recevoir une copie. A cette étape, il convient également d’indiquer pour chaque destinataire concerné s’il droit signer ou s’il va simplement recevoir une copie pour information. En fonction de l’organisation de l’entreprise, d’ajouter des personne en copie de l’envoi. Cela peut être le cas de l’assistant du signataire ou du commercial en charge du compte client qui doivent tous deux être informés du processus de signature pour suivi.

Ecrire au signataire

A cette étape, il faut ajouter un petit mot au signataire pour préciser le contexte de l’envoi. On peut faire un message groupé à destination de tous les signataires et/ou des messages séparés en fonction des besoins. Pas besoin d’écrire un roman, on peut se contenter d’un court texte comme dans l’exemple ci dessous. L’essentiel est que l’ensemble des informations essentielles apparaissent :

• Le nom du client ;
• L’objet du contrat.

Préparer le contrat avant envoi en posant des post-it

Une fois cela fait, on passe enfin à la préparation du contrat. A ce stade, il faut apposer des stickers pour indiquer au signataire l’endroit où il doit signer et parapher (indiquer ses initiales en bas de chaque page). Quand il y a beaucoup de pages, il est possible d’automatiser l’apposition de stickers sur l’ensemble des feuilles. Une fois cette étape terminée, il te suffira de cliquer sur Envoyer. Les signataires recevront alors le contrat directement dans leurs boites e-mail.

La signature électronique, c’est valide ?

Le Code civil prévoit dans son article 1366 que : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Tous les logiciels ne garantissent pas le même degré de sécurité et ne permettent pas nécessairement de s’assurer à 100 % de l’identité du signataire. Bien que plus simple et rapide, ce mode de signature fait parfois débat. L’entreprise doit donc de rester vigilante sur le choix de son logiciel de signature électronique. Mais pas d’inquiétude, il nous reste toujours l’option de la signature papier !

Comment signer un contrat en version papier ?

Préparer une note explicative

Dans la plupart des cas, il faut d’abord préparer un note explicative afin de permettre au signataire de savoir ce dont il s’agit. Elle peut aussi détailler le processus de validation par différents services jusqu’à la mise en signature du document. Voici quelques éléments qui peuvent figurer sur cette note :

• Le nom de la personne à l’origine du dépôt au sein du service juridique ;
• le nom du signataire ;
• la date du dépôt ;
• la personne à l’origine de la demande de revue du contrat (au service commercial par exemple) ;
• le client concerné ;
• l’objet du contrat.

Préparer un parapheur

Pour faire signer un contrat en version papier, on prépare un parapheur. Il s’agit d’un registre fait de feuilles de buvard entre lesquelles on glisse le contrat et la note explicative pour le présenter à la signature. Il convient donc d’imprimer les pages du contrat avant de les glisser une par une dans le parapheur. L’impression doit toujours être faite en recto. Cela permet au signataire de lire ou parcourir facilement le document tout en étant sûr de ne pas oublier une feuille. La page de signature ne doit jamais se trouver seule. Des esprits mal intentionnés pourraient s’emparer de cette page pour la rattacher à un autre contrat. Cela arrive rarement mais les fraudes existent.

Chaque page du contrat est maintenue au moyen de trombones afin qu’elle ne tombe pas lorsqu’on transporte le parapheur. Il faut également ajouter des signets pour indiquer au signataire habilité les endroits où il doit utiliser son stylo. N’oublie jamais que les dirigeants n’ont pas le temps, il faut les guider tout au long du process.

Envoyer le contrat aux autres signataires

Prépare plusieurs exemplaires du document (en fonction du nombre de signataires) pour que chaque partie ait sa version papier. Cette manière de faire est plus contraignante que la première. Une fois que le contrat signé par une partie, il faut le scanner puis adresser les exemplaires papier aux autres parties par courrier recommandé. Si tout se passe bien, la version finale de l’acte signé par tous te parviendra sous quelques semaines. Tu pourras alors la scanner à nouveau et l’archiver dans la base de données du service juridique. Cela te permettra de la retrouver facilement en cas de besoin.

Tu sais maintenant comment signer un contrat ! J’espère que cet article sur les coulisses de la vie de juriste t’as plu. Si c’est le cas, reste un peu plus longtemps sur le site, tu y trouveras des informations utiles pour ton début de carrière en entreprise. Clique dès maintenant sur ce lien pour connaitre les quatre principaux avantages de ce métier. Abonne toi aussi au blog de Juriste Junior pour ne rien louper des prochaines publications ! Juriste Junior est aussi sur Instagram, clique sur ce lien pour découvrir le compte !

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