J’ai utilisé des outils de travail collaboratif en start-up. Ces structure mettent souvent l’accent sur le travail en équipe et la transparence. Cette vision va de pair avec l’utilisation d’applications innovantes comme Front, Slack et Notion. Avoir recours à ces applications au quotidien, signifie perturber ses habitudes de juriste d’entreprise de grand groupe. Dans l’obligation de les les utiliser pour ne pas être en marge, on doit repenser, parfois en profondeur, sa manière de mener ses missions quotidienne. Dans cette article, je te partage les avantages et les inconvénients des trois applications collaboratives que j’ai le plus utilisé tout au long de mon expérience en start-up qui aura duré deux ans. Cet article met surtout l’accent sur Front qui est plus complexe d’utilisation et moins connu que Slack et Notion. Continue ta lecture pour les découvrir !
Front : le plus méconnu des outils de travail collaboratif
Dès le premier jour, on m’annonce la couleur ! Adieu la boite mail Outlook complétement has been, ici on utilise Front ! Au détour d’une conversation, un responsable opérationnel m’indique que tout le monde l’utilise et que le fonctionnement de l’entreprise repose en partie sur cet outil. Impossible d’y échapper. Il faut du temps pour s’habituer mais ensuite, personne n’a jamais souhaité revenir en arrière.
Front, c’est quoi ?
Je définirais Front comme une application de gestion des emails fonctionnant sur un mode collaboratif. C’est un outil flexible qui permet de gagner en efficacité dans le cadre des échanges internes à l’entreprise afin de délivrer une meilleure expérience client. Pour faire simple, l’outil regroupe toutes les discussions au même endroit et se caractérise par :
- De la transparence ;
- une multitude de possibilités d’échanger avec ses collègues ;
- une gestion des mails simplifiée.
J’ai bien mis six mois a me faire à l’utilisation de cet outil de travail collaboratif. J’en retire du positif, mais pas que ! Continue ta lecture pour en savoir ce que j’en ai pensé.
Un outil de travail qui mise sur la transparence
Quand on utilise une boite mail classique, on a généralement une bonne maitrise du « rayonnement« des mails qu’on envoie. Par exemple, si j’écris un mail à Bidule en mettant Machin en copie, je sais que mon mail ne sera (en principe) visible que par ces deux personnes. Avec un outil comme Front, c’est différent. Il faut partir du principe que tout ce que tu va écrire sera public au sein de l’entreprise. Tout le monde, quelque soit le service et le niveau hiérarchique peut lire tes échanges extrêmement facilement. Il existe bien sûr, des moyens d’avoir une certaine confidentialité mais elle est considérablement limitée.
Une transparence excessive ?
La transparence offerte par Front est positive par certains aspects. Elle permet de trouver les informations (échanges mails, pièces…) dont on a besoin en tant que juriste, de manière plus simple et fluide, sans multiplier les interlocuteurs. C’est un gain de temps considérable.
Cependant, le risque est de ne plus prendre le temps de se parler ni de se comprendre les uns les autres. Pourtant, une entreprise c’est un groupe de personnes qui ont des expertises et des visions différentes. L’échange est donc primordial, surtout lorsqu’il s’agit de sujets juridiques complexes. Cet outil peut aussi encourager les pratiques managériales douteuses en permettant un contrôle facile des boîtes mails.
Bien que voulue, cette transparence questionne d’un point de vue juridique. Dans notre profession, il est préférable que certains échanges aient un rayonnement limité au sein de l’entreprise. Je pense par exemple aux échanges relatifs à la négociation des contrats, aux échanges avec les assureurs ou avec les avocats. Quand plusieurs entités situées dans des pays différents travaillent ensemble et qu’elles échangent des données personnelles, une trop grande transparence peut, par certains aspects, porter atteinte au respect du RGPD.
Un outil de travail qui facilite la communication interne
La aussi, il s’agit d’une grande différence avec une boite mail classique. Dans Front on a plusieurs boites. Notamment celle des mails « assignés » ou « assigned to me » et celle des mails « partagés » ou « shared with me » En plus de cela, il est possible de créer des discussions groupées. Les mails apparaissent dans un fil de discussion (le fameux Thread) ayant pour objet le dossier REF2634-12, par exemple. On peut ajouter des gens dans ce fil de discussion. Les personnes ajoutées verront alors la totalité des échanges (internes ou externe à l’entreprise) portant sur le dossier REF2634-12 . On peut aussi tagger une personne pour la désigner directement dans la conversation : @Bidule, qu’est ce que tu penses des derniers échanges avec le client X sur le dossier REF2634-12 ?
Les échanges internes s’affichent alors dans le fil de discussion sous forme de bulles à la suite des échanges mails (internes ou externes). Bien sur, les personnes extérieures à l’entreprise ne peuvent jamais les voir. Une chose est sûre, cela permet de prendre des décisions plus rapides. Mais on peut vite manquer des informations importantes !
L’outil propose aussi la possibilité de faire des projets de mails collaboratifs, chacun peut donner son avis et travailler sur le projet en question. Le projet de mail est visible par tous et on peut le finaliser ensemble de manière plus intuitive et fluide qu’avec Outlook. C’est très positif également.
Un outil de travail qui simplifie la gestion des emails
Dans une boite mail classique type Outlook, le tri des emails est toujours complexe. Il faut se prévoir un temps spécifique pour le faire. Créer des dossiers d’archivage sans repères visuels (couleurs, pictogrammes..). Cela rend le tout assez fastidieux et on se retrouve vite avec 4000 mails non triés dans sa boite.
Avec Front c’est plus simple : Une tache terminée est archivée. On clique sur un bouton et le mail disparait tout simplement de sa boite pour être stocké à un autre endroit! Il est assez simple de retrouver ces échanges en tapant l’objet du mail dans la barre de recherche.
Il est aussi possible de faire disparaitre, puis réapparaitre, un mail une semaine après dans sa boite pour pouvoir relancer une personne qui doit nous répondre. On peut conserver des copies des échanges si besoin ce qui est aussi très pratique et mettre des tags liés aux différents mails pour pouvoir les classer plus facilement. On peut utiliser les couleurs sans modération et créer des boites d’archives par équipe. Sur ce point, Front est vraiment au dessus
Et concrètement, ça donne quoi ?
Voici que ce cela donne concrètement. Retrouve tous les éléments évoqués plus haut sur cette image !
Front est un des outils de travail collaboratif qui présente le plus d’avantages. Mais c’est un outil avec lequel il faut être vigilant. Son mode de fonctionnement basé sur la transparence des échanges permet selon moi un contrôle constant (potentiel ou réel) du groupe sur ce que l’on peut produire au quotidien. En raison des nombreux canaux de communication, on peut très vite se retrouver sur-stimulé. Pour finir, une sorte de compétition peut s’instaurer entre les salariés qui n’hésitent pas à rester plus tard pour terminer de traiter l’ensemble des mails figurant dans leurs boites respectives. Depuis peu, je travaille de nouveau à l’aide d’une boîte mails classique. Je trouve cela infiniment plus reposant en terme de charge mentale.
Slack et Notion : deux outils de travail collaboratif connus
Slack et Notion sont deux outils de travail collaboratif plus connus que Front. Cela ne te dit rien ? Continue à lire l’article pour en savoir un peu plus !
Slack et Notion c’est quoi ?
Slack est une applications plus connue que Front. Il s’agit d’une plateforme de communication collaborative conçue également pour la gestion de projets. Cette application permet de communiquer facilement et de créer du lien entre les collègues de manière diversifiée (groupes de discussions loisirs, side projects des salariés …). La plateforme peut aussi aider à gagner en efficacité dans ses taches quotidienne à travers la création d’outils (système de tickets pour la gestion des sinistres par exemple).
Notion est une application de prise de notes qui permet d’organiser ses idées de manière ludique et diversifiée. C’est également ce qu’on appelle un « wiki », une application qui permet la création, la modification et l’illustration collaboratives de pages à l’intérieur d’un même site.
La structure du Notion se met en place progressivement en fonction des besoin des équipes. C’est un excellent outil à utiliser sur le plan personnel et professionnel pour s’organiser. Il est également très utile pour gérer et visualiser l’avancée des projets au sein d’un Service et/ou d’une entreprise dans sa globalité.
Et concrètement, ça donne quoi ?
Voici à quoi ressemble Slack de l’intérieur pour te permettre de mieux te projeter :
Pour Notion, voici par exemple, pour l’organisation des réunions d’équipes :
Pour aller plus loin sur ces outils de travail collaboratifs
Cet article t’as donné envie d’en savoir plus sur ces outils de travail collaboratif, rends toi sur les sites de Front, Slack ou encore Notion !
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