Procéder à la signature d’un contrat n’est pas aussi simple qu’on pourrait le croire. Dans cet article, je vais te dévoiler tout ce que tu dois savoir pour réussir cette dernière étape cruciale. Les actes juridiques peuvent être signés en version papier mais aussi électronique. Depuis quelques années, ce mode de signature dématérialisée domine. Dans un monde globalisé cela parait évident. Cependant, le papier ne disparait pas ! On va donc envisager ces deux situations. C’est important, car il appartient très souvent aux juristes de préparer la mise en signature des contrats par le Président de l’entreprise pour laquelle ils travaillent ou bien par la personne habilitée à le faire. Pour cela, il y a quelques règles simples que tu dois connaître. Poursuis ta lecture pour découvrir mes conseils de pro !
La signature d’un contrat en version électronique
La signature électronique est maintenant très répandue. Pour cela, on utile des logiciels spécialisés comme Docusign ou Yousign qui sont les leaders du marché dans ce domaine. Parfois, certaines entreprise développent même leur propre plateforme de mise en signature des contrats.
Docusign : Comment ça marche concrètement ?
Tous les logiciels fonctionnent plus ou moins de la même manière. Je te propose un tuto rapide sur Docusign pour que tu puisses voir plus concrètement comment on procède.
Préparer une note explicative
D’abord, on prépare une enveloppe de signature en chargeant les documents sur la plateforme. Dans la plupart des cas, le dépôt s’accompagne d’une note explicative afin de permettre au signataire de savoir ce dont il s’agit. Elle doit comprendre des informations importantes sur sur le contrat et des éléments de contexte comme par exemple :
- Le nom de la personne à l’origine du dépôt au sein du service juridique ;
- le nom du signataire ;
- la date du dépôt ;
- la personne à l’origine de la demande de revue du contrat (au service commercial par exemple) ;
- le client ou le fournisseur concerné ;
- l’objet du contrat.
Charger les documents sur la plateforme
Ensuite, on ajoute les coordonnées du (ou des) signataire(s) du document. Il est possible d’envoyer le contrat à plusieurs personnes en définissant un ordre de signature. Il est aussi demandé d’indiquer si la personne doit signer ou si elle doit simplement recevoir une copie. En fonction de l’organisation de l’entreprise, il peut être important d’ajouter des personne en copie de l’envoi. Cela peut être le cas de l’assistant du signataire qui doit être tenu informé pour suivi . Quand il faut aller vite, on peut ajouter le commercial en charge du client. Il sera alors immédiatement notifié de la signature du document et pourra directement l’envoyer au partenaire.
Ecrire au signataire
La prochaine étape sera d’adresser un petit mot à la personne concernée pour lui demander de procéder à la signature du document.
Préparer le contrat avant envoi
Une fois cela fait, on passe enfin à la préparation du contrat. A ce stade, il faut apposer des stickers pour indiquer au signataire l’endroit où il doit signer et parapher (indiquer ses initiales en bas de chaque page du document). Quand il y a beaucoup de pages, il est possible d’automatiser l’apposition de stickers sur l’ensemble des feuilles. Une fois cette étape terminée, il te suffira de cliquer sur « envoyer » pour que le signataire reçoive le contrat dans sa boite mail.
La signature électronique, c’est valide ?
Le Code civil prévoit dans son article 1366 que : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
Tous les logiciels ne garantissent pas le même degré de sécurité et ne permettent pas nécessairement de s’assurer à 100 % de l’identité du signataire. Bien que plus simple et rapide, ce mode de signature fait parfois débat. L’entreprise doit donc de rester vigilante sur le choix de son partenaire. Mais pas d’inquiétude, il nous reste toujours l’option de la signature papier !
La signature d’un contrat en version papier
Pour faire signer un contrat en version papier, on prépare un parapheur. Il s’agit d’un registre fait de feuilles de buvard entre lesquelles on glisse le contrat avant de le présenter à la signature.
Préparer un parapheur
Il convient d’imprimer les pages du contrat avant de les glisser une par une dans le parapheur. L’impression doit toujours être faite en recto. Cela permet au signataire de lire ou parcourir facilement le document tout en étant sûr de ne pas oublier une feuille. La page de signature ne doit jamais se trouver seule. Des esprits mal intentionnés pourraient s’emparer de cette page pour la rattacher à un autre contrat. Cela arrive rarement mais les fraudes existent.
Chaque page du contrat est maintenue au moyen de trombones afin qu’elle ne tombe pas lorsqu’on transporte le parapheur. Il faut également ajouter des signets pour indiquer au signataire habilité les endroits où il doit utiliser son stylo. N’oublie jamais que les dirigeants n’ont pas le temps, il faut les guider tout au long du process. C’est aussi la raison pour laquelle le parapheur s’accompagne généralement de la note explicative dont je t’ai parlé plus haut.
Transmettre le contrat aux autres signataires
Il convient de préparer deux exemplaires du document (ou plus en fonction du nombre de signataires) pour que chaque partie ait sa version papier. Cette manière de faire est plus contraignante que la première. Une fois que le contrat revient, il faut le scanner puis adresser les exemplaires papier aux autres parties par courrier recommandé. Si tout se passe bien, la version finale de l’acte signé par tous te parviendra sous quelques semaines. Tu pourras alors la scanner à nouveau et l’archiver dans la base de données du service juridique. Cela te permettra de la retrouver facilement en cas de besoin.
J’espère que cet article sur les coulisses de la vie de juriste t’as plu ! Si c’est le cas, reste un peu plus longtemps sur le site, tu y trouveras des informations utiles pour ton début de carrière en entreprise. Clique dès maintenant sur ce lien pour connaitre les quatre principaux avantages de ce métier. Abonne toi aussi au blog de Juriste Junior pour ne rien louper des prochaines publications !
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