Réviser un contrat efficacement sous word

Pour encadrer une relation commerciale, il faudra avant tout échanger avec l’autre, sur les termes du contrat que l’on souhaite conclure. L’objectif étant, in fine, de parvenir au consensus, c’est çà dire à une version acceptable par les deux parties.

Le contrat va donc naviguer entre les Services Juridiques des deux parties et fera l’objet de modifications successives. Il peut parfois y avoir énormément de versions différentes d’un seul et même contrat avant de parvenir à un accord final.

Formuler ses remarques par échanges de mails est toujours possible mais il est beaucoup plus pratique d’intégrer ses commentaires et révisions, directement dans le corps du contrat.

Word dispose de fonctionnalités intéressantes pour y parvenir. La maîtrise de ces outils est un vrai plus et représente un gain de temps considérable, a fortiori pour le Juriste Junior qui lira ces lignes.

C’est pourquoi j’ai décidé de vous présenter aujourd’hui et de manière concrète, les principales fonctionnalités que j’utilise au quotidien pour réviser mes contrats. J’en profite d’ailleurs pour remercier Clémence, une abonnée de la première heure, qui m’a suggéré d’écrire à ce sujet. 😉

Tout se passe dans l’onglet Révisions de Word.

Allez on y va!

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1 – Laisser des commentaires dans votre contrat

La clause de responsabilité du contrat envoyé par votre Client (ou votre Fournisseur) ne vous convient absolument pas en l’état.

Vous souhaitez lui adresser un commentaire pour lui faire part des raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas l’accepter.

Pour cela il suffit de :

Sélectionner le passage du contrat que vous souhaitez commenter

Puis de cliquer sur l’icone Nouveau commentaire et écrire un petit mot dans l’espace prévu à cet effet (on est d’accord, la clause de votre Client est vraiment abusée, mais surtout, restez zen et courtois!).

Le Client pourra ensuite rebondir sur votre commentaire en cliquant sur Répondre.

2- Proposer une nouvelle formulation ou barrer des dispositions du contrat

Vous souhaitez proposer une nouvelle formulation de cette clause à votre Client?

C’est simple :

Pour cela, il suffit de cliquer sur Suivi :

Puis sur Suivi des modifications :

Si vous êtes de nature suspicieuse et souhaitez garder un contrôle sur le suivi, cliquez sur l’option Verrouiller le suivi visible sur la capture ci dessus.

La fenêtre qui s’affiche vous demande un mot de passe. C’est nécessaire pour finaliser le verrouillage.

A partir du moment ou le suivi des modifications est activé, on pourra visualiser les modifications effectuées directement dans le corps du contrat.

  • Vous souhaitez procéder à un ajout ? Ecrivez le dans le corps du contrat, il apparaitra en couleur dans le texte
  • Vous souhaitez barrer un élément? Faites comme si vous l’effaciez, il apparaitra barré en couleur dans le texte

Notez bien qu’il existe plusieurs types d’affichage possibles :

En déroulant Toutes les marques on peut choisir :

  • D’afficher les marques simples : Pour traquer les modifications effectuées il faudra porter votre attention sur les petites lignes verticales rouge en marge du contrat.
  • D’afficher toutes les marques : Toutes les marques de révision seront visibles dans le corps du texte
  • De n’afficher aucune marque : Le suivi reste activé mais aucune marque n’apparaitra
  • D’afficher l’original : Pour afficher le contrat dans sa version initiale, avant l’activation du suivi

En déroulant Afficher les marques il est également possible de rendre visible uniquement :

  • Les commentaires indiqués dans votre Contrat
  • Les insertions et suppressions
  • La mise en forme ( si vous effectuez des modifications du type changement de police ou espacement des paragraphes par exemple)

Pour les amateurs de BD ( mais pas que!), il est possible d’afficher les révisions sous forme de bulles ( qui apparaitront en marge, à droite de votre contrat.

3-Accepter ou refuser une modification du contrat

Après des jours (voire des mois) de négociations (les navettes et les analyses successives du contrat, ça prend du temps parfois) vous voila enfin d’accord avec votre Client!

C’est super mais il a été convenu que vous deviez vous charger de la mise au propre avant signature.

Il vous faut maintenant repartir de la dernière version discutée et accepter/ refuser les modifications.

Le bouton Accepter  propose plusieurs possibilités, principalement :

  • Accepter cette modification et passer à la suivante : accepte et se place sur la révision suivante 
  • Accepter cette modification : accepte, mais ne se déplace pas 
  • Accepter toutes les modifications : accepte toutes les modifications et continue le suivi (dans notre cas, c’est un peu risqué, mieux vaut ne pas se précipiter!)
  • Accepter toutes les modifications et arrêter le suivi : accepte toutes les modifications et arrête le mode suivi.

Il en va exactement de même pour le bouton Refuser , mais, bien sûr, pour refuser les modifications.

Vous pouvez également sélectionner manuellement une modification pour l’accepter ou la refuser. Il est possible de le faire en sélectionnant le texte, en cliquant sur sa bulle qui apparait en marge ou encore en faisant un clic droit dessus.

Pour finir, n’oubliez pas d’arrêter le suivi avant impression pour ne pas risquer de laisser de traces sur la version définitive que vous allez mettre en signature!

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Comparer deux versions de contrat

Comparer deux versions de contrat peut être bien utile dans certains cas :

Imaginons, un contrat conclu avec un Client pour une durée ferme. Il prend fin comme convenu mais quelques mois ou années plus tard, on décide de retravailler avec lui.

Le Client prend les devants et vous envoie donc un nouveau projet de contrat. Dans cette situation, il pourrait être intéressant, de comparer la version signée précédemment et le nouveau projet envoyé.

Le but? Voir les deux documents sont identiques ou non ( le Client peut y avoir glissé de petits changements sans vous en informer, on est jamais trop prudent).

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur Comparer

Cette fenêtre va alors apparaitre sur votre écran :

Dans la partie gauche, Document original, sélectionnez votre document de base ou sélectionnez Parcourir pour rechercher le fichier (dans notre exemple le contrat signé jadis ). Dans la partie droite, Document révisé, faites la même chose, mais avec le document modifié ( dans notre exemple, le nouveau projet de contrat envoyé par le Client).

En cliquant sur Plus, il est possible d’ajuster les paramètres de comparaison pour y voir plus clair.

A vous de sélectionner ce qui vous conviendra le mieux!

Une fois cela fait, trois documents apparaitront sur votre page :

  • La version 1 de votre contrat
  • La version 2 de votre contrat que vous voulez comparer avec la version 1
  • Le document faisant état des modifications, affichées sous forme de marques de révision

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Et voilà, vous êtes maintenant armés pour réviser vos contrats comme des pros!

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