Aujourd’hui, je vous propose une première approche de l’obligation de vigilance qui reste encore mal connue, délaissée, parfois même ignorée . Pourtant, un manquement à cette obligation peut couter cher à votre entreprise.

La règlementation de l’obligation de vigilance se rapporte essentiellement aux articles L243-15 et D243-15 du Code de la sécurité sociale et aux articles L8222-1 à L8222-5 du Code du travail. Vous pourrez vous y référer si vous le souhaitez.

Avant toute chose, mettons nous en situation : Votre entreprise souhaite voir intervenir un prestataire sur un de ses sites (ou plusieurs, c’est selon). Vous travaillez et finalisez donc un contrat ( ou pas!) avec ce merveilleux prestataire (que vous avez sélectionné avec le plus grand soin). Même si vous avez bien négocié, le contrat porte sur une prestation d’une valeur égale ou supérieure à 5000 euros sur l’année. Dans ces conditions, le fournisseur est concerné par le suivi imposé par la loi dans le cadre de l’obligation de vigilance.

Concrètement, qu’est ce que cela signifie?

Dans ces conditions, l’entreprise pour qui vous travaillez doit veiller a ce que ce fournisseur ( et les autres se trouvant dans la même situation), soit donc bien à jour de ses obligations sociales et fiscales. Si ce n’est pas le cas, l’entreprise devra se séparer de son fournisseur. Si elle ne le fait pas, elle cours le risque de se voir sanctionner.

En quoi consiste le contrôle?

Pour s’assurer de la conformité de ses fournisseurs, l’entreprise devra récupérer auprès d’eux un certains nombre de documents en s’assurant aussi de leur authenticité et de leur validité.

L’obligation de vigilance s’accompagne d’une obligation de diligence. Si le professionnel en situation de donneur d’ordre est informé du manquement d’un de ses sous-traitants à ses obligations, il doit aussitôt enjoindre son cocontractant de faire cesser, sans délai, cette situation, par lettre recommandée avec accusé de réception

Pour les co-contractant français, l’entreprise devra donc collecter :

• Un extrait Kbis de son fournisseur
• Une attestation de vigilance délivrée par l’URSSAF
• Une liste nominative des travailleurs étrangers soumis à autorisation de travail (date d’embauche, nationalité, type et n° d’autorisation de travail)

Pour les cocontractants étrangers :

• La preuve de l’immatriculation du sous traitant à un registre professionnel ( si elle est requise dans le pays dans lequel le cocontractant est domicilié )
• Un document mentionnant le n° de TVA intracommunautaire s’il est établi sur le territoire de l’UE (ou document mentionnant l’identité et l’adresse du cocontractant).
• Un document attestant de la régularité de sa situation à l’égard du règlement européen portant sur la coordination des systèmes de Sécurité sociale, ou d’une convention internationale de Sécurité sociale

Dans tous les cas, le suivi est plutôt lourd car cette collecte doit être renouvelée tous les 6 mois.

Que se passe t’il en cas de défaut de collecte?

Le fait de ne pas répondre à l’obligation de vigilance peut engendrer la responsabilité solidaire de l’entreprise pour qui vous travaillez. C’est à dire que celle ci risque les mêmes sanctions que le prestataire fautif . Ces sanctions pourront être d’ordre civiles ou pénales.

Simplement pour vous faire une idée , à titre d’exemple :

• 225 000 euros d’amende pour les personnes morales
• La suppression et le remboursement des réductions et exonérations de cotisations
• Le refus pour l’avenir des aides publiques à l’emploi

• Paiement des impôts, taxes et cotisations sociales ainsi que toutes pénalités, majorations dues par le fournisseur au Trésor ou aux organismes de protection sociale.
• Paiement des rémunérations, indemnités et charges dues à raison de l’emploi de salariés n’ayant pas fait l’objet (…) de la déclaration préalable à l’embauche et à défaut de délivrance du bulletin de paie » (article L. 8222-2 du Code du Travail).

Avoir recours à un prestataire extérieur pour effectuer le contrôle?

Le suivi imposé par la législation est lourd.

Il faut en effet relancer les fournisseurs, vérifier les documents, les mettre sur un serveur sécurisé, vérifier leur validité… Cela exige souvent d’y consacrer une personne à temps plein. D’autant plus parce que les documents doivent être réactualisés régulièrement.

Il s’agit d’une activité contraignante, non rentable et très chronophage pour une entreprise.

C’est pourquoi, il peut être judicieux d’avoir recours à un Société spécialisée dans la gestion de documents fournisseurs.

En ce moment, ces Sociétés fleurissent sur le marché, c’est une activité très tendance! Il s’agit pour la plupart d’entre elles , d’enjoindre les fournisseurs à déposer les documents requis sur une plateforme prévue à cet effet. S’il ne le fait pas, le prestataire est régulièrement relancé. Bien utilisée, une telle plateforme peut constituer une belle base de données et une outil de suivi efficace des fournisseurs d’une entreprise.

Gardez un œil sur vos fournisseurs, restez vigilants ! 🧐